3 Schritte, um Ihr Freebie automatisiert zu versenden (mit Tutorial für das Newsletter-Programm Sendinblue)

So versenden Sie Freebies automatisch, Automation einrichten

Ein Freebie ist ein Willkommensgeschenk, dass Website-Besucher nach Anmeldung für Ihren Newsletter erhalten.
Freebies sind ein beliebtes Marketinginstrument, um eine E-Mail-Liste aufzubauen und Kunden von Ihrem Angebot zu überzeugen.

Um Ihr Freebie direkt nach Anmeldung zu versenden, benötigen Sie ein E-Mailing-System, das Automation anbietet. Ich benutze Sendinblue, das diese Funktion in der kostenlosen Version enthält.

Erfahren Sie in dieser Anleitung, wie Sie mit Ihren Newsletter-Programm eine einfache Willkommens-Automation einrichten und Ihr Freebie darüber versenden.

Welche Dokumente eignen sich als Freebie?

Freebies werden auch Lead Magnet genannt, weil die Interessenten im Austausch für ein digitales Produkt ihre Kontaktdaten (sogenannte Leads) bereitstellen.
Das Produkt kann abhängig von Ihrem Angebot ganz unterschiedlich sein: eine PDF-Checkliste, eine Anleitung, ein kleiner E-Mail-Kurs, eine Audiodatei, ein Video …

Ein gutes Freebie muss nicht umfangreich sein. Wichtiger ist, dass es dem Newsletter-Leser ein Erfolgserlebnis verschafft.
Betrachten Sie es als eine Arbeitsprobe, mit der Sie eine Problemlösung anbieten. Idealerweise ist es schnell umsetzbar und bietet konkrete Handlungsanweisungen.

Für text- und grafikbasierte Freebies eignen sich PDF als Dateiformat. Die Dokumente haben eine geringe Dateigröße und Ihre Leser können sie problemlos öffnen und speichern, auch auf dem Smartphone. 

Wenn Sie meine Empfehlungen kennenlernen möchten, lesen Sie bitte in diesem Blogartikel weiter.

Darin erfahren Sie, welche Eigenschaften ein Freebie haben sollte, damit Sie von Anfang an eine Kundenbeziehung aufbauen.

So stellen Sie das Freebie online bereit

Bevor Sie Ihr Freebie per E-Mail-Automation versenden, müssen Sie einen Ablageort festlegen, der für Ihre Leser online abrufbar ist.

Direkter Link zum Freebie

Wenn Ihre Leser das Freebie über einen Link herunterladen sollen, können Sie die Datei in Ihre WordPress Mediathek hinterlegen. Alternativ verwenden Sie eine Cloud wie Google Drive oder Dropbox.
Bei beiden Varianten erhalten Sie eine URL, die Sie später als Link in Ihre Willkommens-E-Mail hineinsetzen.

URL erhalten aus WordPress Mediathek

Webseite für Freebie einrichten

Für eine größere Freebie-Datei, wie ein Video oder eine Audio-Datei, erstellen Sie eine separate Webseite. Hier können Sie das Dokument einbinden und dem Leser den Link zur Seite bereitstellen.

Soll diese sogenannte Landingpage nicht über Google auffindbar sein, setzen Sie in Ihrem Homepage-System den Hinweis Noindex.
Bei WordPress ist dies beispielsweise über das SEO-Plugin Yoast möglich.

Nicht empfehlenswert: Versand als Anhang

Schnell umsetzbar ist es, das Freebie direkt als Anhang in der Willkommens-E-Mail zu platzieren.
Diese Vorgehensweise setzt voraus, dass die Dateigröße maximal 4 MB beträgt. Video- und Audio-Dateien können generell nicht angehängt werden.
Der Anhang erhöht das Risiko, dass Ihre E-Mail als Spam bewertet wird.
Ich empfehle stattdessen, Ihre Datei in einer Cloud hochzuladen und den Link in die E-Mail zu setzen.

So passen Sie Ihr Anmeldeformular auf der Website an

Um das Freebie zu bewerben, erstellen Sie ein neues Newsletter-Anmeldeformular auf Ihre Website oder passen das bisherige an. Beschreiben Sie den Nutzen des Freebies und erzeugen Sie durch ein Bild Aufmerksamkeit.

Weisen Sie in Ihrem Text darauf hin, dass der Interessent nicht nur das Freebie, sondern künftig auch Ihren Newsletter erhält. Die sogenannte Kopplung “Daten gegen Leistung” wird nicht durch die DSGVO verboten, muss jedoch eindeutig kommuniziert werden.

Ich verwende gerne die Formulierung “Willkommensgeschenk” für Newsletter-Leser und weise darauf hin, dass Abmeldungen jederzeit möglich sind.

Wenn Sie mehr Details zum Thema „Anmeldeformular für Newsletter“ wünschen, lesen Sie bitte in diesem Blogartikel weiter.

So versenden Sie das Freebie mit Automation

Für das Einrichten einer Automation verwenden E-Mailing-Programme unterschiedliche Begrifflichkeiten.
Die Vorgehensweise ist jedoch identisch:
Sie legen für Ihren Workflow / Kampagne / Serie … die gewünschte Ausgangssituation fest. Dann stellen Sie bei Bedarf Bedingungen sowie den Zeitplan ein und definieren die Aktionen, die ausgelöst werden.

Die Automation für den Versand Ihres Freebies heißt Willkommenssequenz.
Ausgangssituation ist eine neue Newsletter-Anmeldung, bei der der Leser in der Bestätigungs-E-Mail den Link anklickt. Der Klick löst ausgelöst, dass nach einer festgelegten Zeit die E-Mail-Vorlage (mit Link zum Freebie) zugestellt wird.

Klingt kompliziert?
Ich erkläre Ihnen die Einrichtung Schritt für Schritt.
Bezeichnungen und Screenshots sind aus dem Programm Sendinblue, mit dem ich und meine meisten Kunden arbeiten.

Automation Freebie versenden, Workflow Willkommensnachricht mit 3 Schritten
Screenshot: Sendinblue, eingerichteter Workflow "Willkommensnachricht"

Begrüßungs-E-Mail mit dem Freebie-Link verfassen

Verfassen Sie zunächst die E-Mail, die an die Angemeldeten verschickt werden soll und verlinken Sie das Freebie.
Schreiben Sie eine Begrüßung und erklären Sie, wie das Freebie heruntergeladen oder genutzt werden kann.
Sie können abschließend vorstellen, welche weiteren Inhalte die Newsletter-Leser erwartet. Überfordern Sie nicht mit zu vielen Infos oder Handlungsaufforderungen. Der Fokus liegt auf dem Freebie!

In Sendinblue erstellen Sie die Willkommens-E-Mail als sogenannte Vorlage. Geben Sie der Vorlage einen Namen, der Ihnen die Organisation erleichtert. Der Name der Vorlage wird nicht dem Leser als Betreffzeile angezeigt.
Stellen Sie die Vorlage auf “aktiv”.

Vorlage E-Mail erstellen für Freebie Link
Screenshot: Sendinblue, Einstellungen in "Vorlagen"

Workflow anlegen

Um die Vorlage automatisiert zu versenden, verwenden Sie in Sendinblue die Funktion “Workflow erstellen” (im Bereich “Automation”).

Hier ist der Workflow “Willkommensnachricht” voreingerichtet, die Sie für den Freebie-Versand verwendet können.

Sendinblue neuer Workflow erstellen Willkommensnachricht für Freebie versenden
Screenshot: Sendinblue, Bereich "Automation", "Einen neuen Workflow erstellen"

1. Schritt: Kontakte auswählen, an die verschickt werden soll

Als Ausgangssituation legen Sie eine Kontaktliste fest.
Wählen Sie die Liste aus, in der die Anmeldungen über Ihr Formular hinterlegt sind.
Da die Automation ausgelöst wird, wenn ein neuer Kontakt in die Liste hineinkommt, erhalten bestehende Kontakte keine automatisierte E-Mail.

Kontaktliste auswählen, 1. Schritt im Workflow Willkommensnachricht
Screenshot: Sendinblue, 1. Schritt in Workflow "Willkommensnachricht"

2. Schritt: Zeitplan festlegen

Wie viel Zeit soll vergehen, bis die Aktion ausgelöst wird? Sie können Zeiteinheiten von Minuten bis Monate festlegen.
Für Freebies gilt: Versenden Sie umgehend nach der Anmeldung, damit der Leser direkt das Geschenk erhält.
Ich empfehle die Einstellung “1 Minute”.

Zeitspanne hinzufügen, 2. Schritt im Workflow Willkommensnachricht
Screenshot: Sendinblue, 2. Schritt in Workflow "Willkommensnachricht"

3. Schritt: Aktion Willkommens-Vorlage versenden

Als Aktion soll die von Ihnen erstellte Begrüßung mit dem Freebie-Link versendet werden. Wählen Sie die Vorlage aus und beenden Sie mit Klick auf “Fertig”.

Nun stellen Sie mit “Workflow aktivieren” (oben rechts) Ihre Automation fertig.

E-Mail-Vorlage auswählen, 3. Schritt im Workflow Willkommensnachricht
Screenshot: Sendinblue, 1. Schritt in Workflow "Willkommensnachricht"

Optional für Fortgeschrittene: Kennzeichnen, welcher Kontakt das Freebie erhalten hat

Um festzuhalten, wer das Freebie erhalten hat, legen Sie einen 4. Schritt “Ein Kontaktattribut aktualisieren” an.
Das sogenannte Kontaktattribut definieren und benennen Sie im Rahmen der Kontaktverwaltung.
Die Funktion “Ein neues Attribut hinzufügen” finden Sie unter “Kontakte”, dann “Einstellungen” und “Kontaktattribute und CRM”.
Ich empfehle einen eindeutigen Attributnamen wie “Freebie XY erhalten” und als Attributart “Wahr/Falsch-Attribut”.

Der Einsatz von Kontaktattributen lohnt sich, falls Sie viele Kontakte haben oder mehrere Freebies anbieten. Die Attribute sind die Daten-Grundlage, wenn Sie personalisiertes E-Mail-Marketing, Transaktions-E-Mails und Automationen einsetzen möchten.

Kontaktattribut Freebie, optionaler Schritt im Workflow Willkommensnachricht
Screenshot: Sendinblue, ergänzter Schritt in Workflow "Willkommensnachricht"

Der Workflow verändern und Statistiken einsehen

Den erstellten Workflow können Sie jederzeit pausieren oder auf “inaktiv” stellen.
Vor Änderungen empfehle ich, den Workflow zu duplizieren, das Duplikat zu bearbeiten und den bisherigen Workflow zu deaktivieren.

Unter “Statistiken” finden Sie Zustellrate, Klicks, Abmeldungen und weitere Werte.
Voreingestellt ist der Zeitraum von einer Woche, diesen können Sie oben rechts ändern.

Hinweis: Der Wert “0” oberhalb von “aktiv” bezieht sich darauf, wie viele Kontakte sich aktuell im Workflow befinden. Da nur eine E-Mail unmittelbar nach Anmeldung versendet wird, ist der Workflow umgehend abgeschlossen. Für die Analyse relevanter ist der Wert “Ausgang/Ausgänge”.

Überblick Workflow, Änderungen, Pausen und Statistiken
Screenshot: Sendinblue, Übersicht der aktiven Workflows

Ich hoffe, diese Anleitung ermutigt Sie, sich an die Funktion “Automation” heranzuwagen. Es ist ein guter Einstieg in das personalisierte E-Mail-Marketing und Sie lernen Abläufe, Einsatzmöglichkeiten und Statistiken kennen.
In Kombination mit einem interessanten Freebie können Sie schneller Ihre E-Mail-Liste aufbauen und Ihre Produkte bewerben.

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4 Kommentare zu „3 Schritte, um Ihr Freebie automatisiert zu versenden (mit Tutorial für das Newsletter-Programm Sendinblue)“

  1. Sehr informativer Artikel, wenn man überlegt, ob ein Freebie die richtige Wahl sein könnte, um Kund*innen auf die Newsletter-Liste zu bekommen.
    Ich habe im letzten April einen ganzen Kurs dazu gebucht, um mir beibringen zu lassen, wie man das Ganze auf Mail-Chimp macht. Und ein Freebie habe ich gleichzeitig auch noch erstellt. Jetzt wäre das nächste Freebie dran, da sich meine Ausrichtung etwas verändert hat…
    Und dann kam ja auch noch die Kündigung des Datenschutzabkommens zwischen Eurpoa und den USA im September oder Oktober – ich bin total angenervt von der Newsletter-Angelegenheit…. Aber bei den Fotos, die du von Sendinblue abdruckst, kann ich sehen, dass es relativ ähnlich aussieht wie bei Mail-Chimp… Vielleicht sollte ich der Sache doch mal eine Chance geben und es einfach versuchen.
    Also, danke für diese Quasi-Ermutigung!

    1. Vielen Dank für dein ausführliches Feedback, liebe Stefanie.
      Ich freue mich, wenn ich ermutigen und motivieren kann.
      Das Einrichten ist wirklich unkompliziert und ein Freebie kann für Interessenten den Unterschied machen zwischen „Ich melde mich irgendwann mal an“ und „Das will ich haben, worauf warten?“.

  2. So viele Informationen, so übersichtlich aufbereitet – großartig. Mit dieser Unterstützung werde ich mich vielleicht auch an einen ersten Freebie wagen. Ich habe immer vermutet, dass ich das wohl rausgeben müsste, denn ich bin nicht wirklich der Technikheld und verbringe meine Zeit lieber Dingen, die ich besser kann. Aber so Schritt für Schritt erklärt wie hier klingt das eigentlich machbar. Jetzt fehlen „nur noch“ die Inhalte für meinen Freebie 🙂 – ich werde mir die Seite auf jeden Fall schon mal bookmarken.

    1. Liebe Elke,
      vielen Dank für das tolle Kompliment. Es freut mich sehr, wenn dir dieser Beitrag weiterhelfen kann.
      Lasse dich nicht von der Technik abschrecken. Das Erstellen der Inhalte wird deutlich herausfordernder sein als das Einrichten des Versands.

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