Sinkende Öffnungsrate? Entferne Karteileichen aus deiner E-Mail-Liste

Öffnungsrate im Newsletter sinkt? Erkenne und entferne inaktive Kontakte / Karteileichen aus deiner E-Mail-Liste

Zweimal im Jahr lösche ich Kontakte aus meiner E-Mail-Liste.

Warum? Weil ich meine Newsletter an aktive Leser schicken möchte und nicht an Karteileichen.
Nach diesen Aktionen verbessert sich Öffnungsrate und Klickrate meiner E-Mails.
So ich kann besser beurteilen, ob ein Newsletter-Thema gut angekommen ist oder nicht.

In diesem Artikel erfährst du, ob auch in deinem Newsletter-Verteiler Karteileichen schlummern.
Inaktive Kontakte entdeckt? Dann teste meine Tipps, wie du deine Liste bereinigst.

Übersicht

Sinkende Öffnungsrate? Prüfe die Qualität deiner E-Mail-Liste

Du schreibst regelmäßig Newsletter, aber die Öffnungsrate sinkt kontinuierlich?

Dann werte nicht nur Betreffzeile und Themenauswahl aus. Sondern überprüfe auch die Qualität deiner E-Mail-Liste.

Meine Vermutung: In deinem Newsletter-Verteiler befinden sich Karteileichen, die seit Monaten keine E-Mails mehr gelesen haben.

Diese Personen wirst du nicht erreichen, wenn du Betreffzeile, Inhalte und Angebote oder die Versandhäufigkeit änderst.

Dass Kontakte nach einigen Wochen oder Monaten aufhören, deine Newsletter zu öffnen, ist normal.
Leider gibt es keine einheitliche Definition, wann ein Kontakt inaktiv ist. Und deswegen fehlen Kennzahlen.

Ich habe diesen Wert aufgeschnappt, der sich mit meinen Erfahrungen deckt:

Innerhalb eines Jahres verlierst du rund ein Viertel deiner Leser

Weshalb werden Kontakte inaktiv?

Ein bisschen Schwund ist immer.
In den meisten Fällen sind nicht deine Newsletter-Inhalte schuld, dass Empfänger nicht mehr auf deine Newsletter reagieren.

Ursache 1: Mit der Zeit sinkt das Interesse an deinem Thema.

Interessen und Bedürfnisse ändern sich.
Dies geschieht, weil dein Leser sein Ziel umgesetzt hat oder das Ziel nicht mehr verfolgt.

Das gilt nicht nur für Produkt-Newsletter, sondern auch für Beratung / Coaching und Dienstleistungen.
In meinem Fall:
Newsletter ist eingerichtet. → Meine E-Mails mit Anfänger-Themen werden uninteressant.
Newsletter-Marketing passt nicht zu dir. → Mein Newsletter sind nicht relevant.

Ursache 2: Deine Leser haben dich vergessen, weil du seit Wochen nicht mehr geschrieben hast.

Deine Leser vergessen dich und können nicht zuordnen, welche Inhalte sie in deinem Newsletter erwarten.

Wenn du einige Wochen oder Monate nicht geschrieben hast, musst du eure Beziehung neu aufbauen.
Mit Geduld und Regelmäßigkeit wirst du einige Empfänger reaktivieren können, aber nicht alle.

Mein Tipp: Wiederhole die Strategien, die früher zu hohen Öffnungsraten geführt haben.
Jetzt sind gute Betreffzeilen besonders wichtig (und vielleicht ein Freebie oder ein Rabattcode).

Ursache 3: Zu viele E-Mails. Das Postfach deiner Leser ist voll.

Vielleicht mag ein Leser deine Inhalte nicht. Vielleicht ist er gestresst von zu viele Mails (von dir und anderen).

Diese Kontakte könnten sich abmelden und so ihr Postfach aufräumen.
Aber einige tun dies nicht, sondern verschieben oder löschen deine E-Mails ungelesen.

Ursache 4: Der Newsletter als lästiger Umweg, um dein Freebie oder deinen Rabattcode zu bekommen.

Nicht jeder, der sich dein Freebie holt, interessiert sich für deinen Newsletter.

Wenn du deine E-Mail-Liste über einen Leadmagneten aufbaust, holen sind einige Kontakte nur das kostenlose Angebot.
Die nachfolgenden Mails beachten sie nicht mehr.

Stark ausgeprägt ist dieser Effekt bei Onlineshops, die Rabattcodes für die Newsletter-Anmeldung anbieten.
Die Interessenten haben sich zum Kauf entschieden und abonnieren, um bei der Bestellung zu sparen.

3 Vorteile, wenn du deine E-Mail-Liste aufräumst

Wenn du seit mehreren Jahren Newsletter schreibst, wird es Zeit für eine Aufräum-Aktion.

Okay. Die inaktiven Kontakte stören dich zunächst nicht aber sie bringen dich auch nicht weiter.
Nicht die Größe deines E-Mail-Verteilers sorgt für deinen Erfolg, sondern die aktiven Kontakte.

Nimm dir deswegen ein- bis zweimal im Jahr Zeit für die sogenannte Listenhygiene.
Du profitierst von diesen Effekten:

  • Öffnungs- und Klickrate verbessern sich
    Wenn du weißt, wie viele Empfänger auf deine E-Mails reagieren, kannst du den Erfolg deiner Newsletter prognostizieren:
    Welche Themen kommen gut an? Wie viele Leser werden sich für ein Webinar anmelden? Wie viele Bestellungen sind realistisch?

    Deine Öffnungs- und Klickrate sind wichtige Indikatoren.
    Aussagekräftig sind Kennzahlen nur, wenn du die Anzahl der aktiven Kontakte kennst.
  • Eine saubere Liste sorgt für gute Zustellbarkeit
    E-Mail-Programme wie gmx, t-online und gmail werten die Reaktionen auf deine E-Mails aus.

    Werden sie von genervten Empfängern als Spam markiert, kann dies deiner Absender-Reputation schaden. Auch wenn du dich an alle Vorgaben hältst und die Personen jederzeit auf “abmelden” klicken können.

    Umgekehrt stärkt es deine Reputation, wenn deine Newsletter regelmäßig öffnen und klickt werden. Und besonders, wenn Leser Antworten zurücksenden, wird dies sehr positiv bewertet.
  • Reduziere die Kosten für dein E-Mail-Marketing
    Die monatlichen Beträge für dein Newsletter-Programm werden berechnet nach Empfängeranzahl oder Anzahl der versendeten Mails.

    • Bei rapidmail zahlst du beispielsweise 9 Euro für 250 Empfänger und 14,25 Euro für 251 bis 500 Empfänger.
    • Bei Sendinblue verschickst du kostenlos bis zu 300 E-Mails am Tag. Wenn es mehr E-Mails werden, zahlst du 19 Euro für das Lite-Paket (für 20.000 E-Mails im Monat).

    Diese Preisabstufungen finde ich fair. Aber es lohnt nicht, für Kontakte Geld zu zahlen, die deine E-Mails nie öffnen.
    Eine anstehende Stufenerhöhung ist deswegen ein guter Grund, vorher die inaktiven Kontakte zu entfernen.

Inaktive Kontakte identifizieren und entfernen – Wie geht das?

Die gute Nachricht zuerst:
In zwei Situationen läuft das Aussortieren automatisch über dein Newsletter-Programm.

Das Double-OptIn-Verfahren ist nicht nur eine rechtliche Absicherung. Es ist auch ein Filter, damit keine E-Mail-Adressen mit Tippfehlern in deiner Liste landen.

Wenn ein Empfänger den Bestätigungs-Button anklickt, kannst du davon ausgehen: hier ist Interesse vorhanden.

Wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist, entsteht ein Bounce: eine Rückmeldung vom E-Mail-Programm des Empfängers an dein Newsletter-Tool.

Ein Hardbounce bedeutet, dass die E-Mail-Adresse nicht mehr verfügbar ist.
Das passiert beispielsweise, wenn eine berufliche E-Mail-Adresse gelöscht wird, weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Hier reagiert dein Newsletter-Programm: Es setzt den Kontakt auf die Blacklist und entfernt ihn vom E-Mail-Verteiler.

Schnell, aber unsauber: inaktive Empfänger nicht mehr anschreiben

Viele Newsletter-Programme bewerten die Qualität eines Kontakts.
Im Hintergrund wird ausgewertet, ob die letzten E-Mails geöffnet wurden.

So verwendet CleverReach eine Sterne-Bewertung, die inaktive Kontakte identifiziert.
Diese 0-Sterne-Empfänger kannst du beim Newsletter-Versand ausschließen.

Screenshot aus CleverReach: Kontakt mit Qualität 0 von 5 Sternen
Screenshot aus CleverReach: Dieser Kontakt hat eine Qualität von 0 von 5 Sternen.
Er hat mehrere E-Mails nicht geöffnet.

In anderen Newsletter-Programmen kannst du bei der Empfänger-Auswahl einen Filter setzen, damit nur “aktive Empfänger” deine E-Mail erhalten.

Empfänger-Auswahl bei Sendinblue: Filter setzen und Bedingung hinzufügen
Screenshot aus Sendinblue: Passe die Auswahl der Empfänger an, indem du einen Filter setzt.
Empfänger-Auswahl in Sendinblue: Bedingung "Sie sind aktiv"
Screenshot aus Sendinblue: Durch die Bedingung “Sie sind aktiv” werden inaktive Kontakte als Empfänger ausgeschlossen.

Der Nachteil beim Aussortieren über die Empfänger-Auswahl:
Die Kriterien, nach denen in “aktiv” und “inaktiv” unterschieden wird, sind unklar.
Besonders bei Sendinblue sind die Einstellungen schwer auffindbar.

Seit dem iOS-15-Update im Herbst 2021 ist diese bequeme Lösung noch unsauberer.
Die Öffnungsrate lässt sich bei Lesern, die Apple Mail nutzen, nicht mehr zuverlässig ermitteln.

So können Empfänger, die lesen, aber nicht klicken, zu Unrecht als “inaktiv” eingestuft werden.

In 3 Schritten Listenhygiene selber machen

Du möchtest dich nicht auf die Filter-Einstellungen oder Qualitäts-Bewertung deines Newsletter-Programms verlassen?

Definiere selbst, ab wann du einen Kontakt als “inaktiv” ansiehst.
Bestimme deine Bewertungs-Kriterien abhängig von deiner Newsletter-Frequenz. ”Seit 3 Monaten keine E-Mails geöffnet” ist bei einem wöchentlichen Newsletter angemessen, bei einem monatlichen Newsletter zu streng.

  1. Erstelle eine E-Mail-Liste mit den inaktiven  Kontakten und schreibe sie zwei Mal an:

  2. In deiner ersten E-Mail fragst du nach, ob der Empfänger deine E-Mails noch liest.
    Er soll durch einen Klick bestätigen, dass er deinen Newsletter weiterhin erhalten möchte.
    Dieser Klick zeigt deinem Newsletter-Programm und dir: Dieser Kontakt ist aktiv.

  3. Nach einer Woche schickst du eine zweite Mail an alle, die nicht reagiert haben.
    Darin informierst du die Nicht-Öffner, dass ihre E-Mail-Adresse aus deinem Verteiler gelöscht wird.
    Weise darauf hin, dass sie deinen Newsletter neu abonnieren können.

Schau mir über die Schulter:
E-Mail-Liste bereinigen in Sendinblue

Ich gebe ich dir einen Einblick in meinen Sendinblue-Account und erkläre, wie ich meine E-Mail-Liste aufräume.

Dazu zeige ich dir meine Statistiken von der letzten Listenhygiene-Aktion im Oktober. 

Melde dich hier an und sei live dabei.

Termin: Donnerstag, der 15. September, um 15 Uhr

Es kostet dich nur deine E-Mail-Adresse und 30 Minuten deiner Aufmerksamkeit.

Reaktivierung: Versuche, die Aufmerksamkeit zurückzugewinnen

Du hast Bedenken, deine inaktiven Kontakte zu löschen?
Dann sammle genauere Kennzahlen, bevor du eine Entscheidung triffst.

Lege vor dem nächsten Newsletter-Versand zwei Listen an und unterteile deine Empfänger in “aktiv” und “inaktiv”. Schicke deinen Newsletter zeitgleich an beide Listen.

Vergleiche nach einer Woche: Wie stark unterscheiden sich Öffnungsrate und Klickrate?

Du möchtest die inaktiven Kontakte noch nicht aufgeben?
Mit einer Reaktivierungs-Kampagne kannst du sie motivieren, deine Newsletter wieder zu öffnen.

Sende diesen Kontakten eine E-Mail, die im Betreff zeigt: Hier gibt es ein attraktives Angebot.

Besonders für Onlineshops kann es sich lohnen, die “Schnäppchenjäger” zu identifizieren und sie bei besonderen Anlässen anzuschreiben.
Statt des monatlichen Newsletters erhalten diese Empfänger beispielsweise Infos zu Sonderaktionen für Weihnachten, Ostern und Black Friday.

Ich bin bei dieser Vorgehensweise jedoch kritisch.
Prüfe, wie viel Aufwand du in Kontakte investieren möchtest, die nur auf Sonderangebote oder Freebies reagieren.

Inaktive Kontakte auf die Blacklist setzen oder löschen?

Du hast dich festgelegt: Diese Kontakte möchtest du nicht mehr anschreiben.

Jetzt steht eine letzte Entscheidung an: Kontakte auf Blacklist setzen oder löschen?

Bei der Blacklist bleiben die Kontaktdaten im Newsletter-Programm erhalten. Wer auf dieser Liste steht, den kannst du nicht versehentlich nochmal anschreiben. (Nachträglich zurück auf die Newsletter-Liste setzen, ist aber möglich.)

“Auf die Blacklist setzen” bedeutet zugleich, dass sich der Kontakt nicht neu anmelden kann.

Wenn ich inaktive Kontakte entferne, entscheide ich mich für die Option “löschen”.
Dadurch werden die E-Mail-Adresse und die weiteren Daten aus meinem Account entfernt.
Der Vorteil gegenüber der Blacklist: Der Kontakt kann später zurückkommen und wird nicht vom E-Mail-Verteiler ausgesperrt.

Schau mir über die Schulter:
E-Mail-Liste bereinigen in Sendinblue

Melde dich an für den Live-Termin
am Donnerstag, den 15. Dezember,
von 15.00 bis ca. 15.30 Uhr

Die angegebenen Nutzerdaten sind ungültig. Bitte prüfe deine Eingabe.
Vielen Dank für deine Anmeldung.

Die Teilnahme ist kostenlos.
Du erhältst E-Mails zum Webinar und zweimal im Monat meinen Newsletter mit Tipps für dein E-Mail-Marketing.

Weitere Infos stehen in meiner Datenschutzerklärung.

E-Mail-Liste bereinigen in Sendinblue, Live-Termin mit Irene Theiß

Ich gebe ich dir einen Einblick in meinen Sendinblue-Account und erkläre, wie ich meine E-Mail-Liste aufräume.

Erfahre, wie ich in Sendinblue Karteileichen identifiziere und welche zwei E-Mails ich verschicke, bevor ich Kontakte endgültig lösche.

Dazu berichte ich von meinen Erfahrungen und zeige dir Statistiken von meiner Aufräum-Aktion im Oktober 2022.

Dieser Termin wird aufgezeichnet.

Du kannst die Aufzeichnung im Anschluss erwerben und erhältst als Bonus meine E-Mail-Vorlagen.

Hallo, ich bin Irene Theiß.
Als Newsletter-Expertin gebe ich dir technische Starthilfe, damit du entspannt deine ersten Newsletter versendest und deine E-Mail-Liste aufbaust.
Ich begleite dich dabei, den Newsletter zu deinem wertvollsten Marketinginstrument zu machen.

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