E-Mail-Adressen offline sammeln. Rechtlichen Vorgaben für Newsletter

Wenn deine Kunden nicht deine Website besuchen, ist es schwieriger, neue Newsletter-Leser zu gewinnen.

Bei Beratungsgesprächen auf das Anmeldeformular auf deiner Homepage zu verweisen, ist nicht erfolgsversprechend. Selbst Stammkunden sind wenig motiviert, sich zuhause nochmal an den Rechner zu setzen.

Die bessere Alternative:
Habe Stifte und Formulare griffbereit, damit sich die Interessenten vor Ort für deinen Newsletter eintragen.

In diesem Artikel erfährst du, wie du „offline“ deine E-Mail-Liste aufbaust und welche Vorgaben zum Datenschutz du beachten musst.

So gewinnst du Newsletter-Leser, ohne dass sie deine Website besuchen

Wenn du hauptsächlich im Laden vor Ort oder auf Messen verkaufst, besuchen deine Kunden selten danach deine Homepage.

Biete ihnen direkt vor Ort an, sich für deinen Newsletter anzumelden.

Lege Formulare oder Postkarten aus, in die Interesssenten ihre E-Mail-Adresse eingetragen können.
Füge bei deinen Bestellscheinen Hinweistexte zum Newsletter und ein Ankreuzfeld ein.
Halte ein Tablet bereit, damit Interessenten ihre E-Mail-Adresse online eintragen und bestätigen.

Gelegenheiten, um neue Leser zu gewinnen

Wertvoller als eine große Adressliste ist es, wenn sich die richtigen Personen auf deiner E-Mail-Liste befinden.
Eine Newsletter-Anmeldung nehmen Kunden vor, wenn sie mit deinem Unternehmen in Kontakt bleiben wollen.

Im Kundengespräch kannst du erklären, weshalb sich dein Newsletter für die Leser lohnt.

Wie du die passende Gelegenheit findest, auf deinen Newsletter hinzuweisen?
Du kannst beispielsweise

im Beratungsgespräch ankündigen, dass du im Newsletter über neu eintreffende Ware informierst,
an der Kasse Anmeldezettel auslegen mit dem Hinweis, dass per E-Mail die Angebote des Monats verschickt werden,
Teilnehmer des aktuellen Kurses per E-Mail als Erste informieren, wenn der Termin für den Folge-Kurs feststeht,
Messebesuchern zweimal jährlich schreiben, bei welchen Veranstaltungen du demnächst anzutreffen bist.

Ziel dieser Aktionen ist es nicht, möglichst viele E-Mail-Adressen zu sammeln.
Du baust stattdessen eine engere Kundenbeziehung zu Personen auf, die deinem Unternehmen nahe stehen und Kaufinteresse haben.

Bereit, mit deinem Newsletter zu starten?

Mein Fahrplan In 12 Schritten zum Anmeldeformular verschafft dir einen Aufgaben-Überblick.
Orientiere dich an meinen Anleitungen, Praxistipps und Checklisten und erhalte die Informationen, die du für den Start tatsächlich benötigst.

5 Voraussetzungen, um E-Mail-Adressen DSGVO-konform zu erfassen

1. Kündige an, welche Newsletter-Inhalte du verschickst

Was können deine Leser erwarten? Erkläre, ob du über deine Produkte informierst, über Sonderangebote, über Gewinnspiele oder Interessantes rund um dein Experten-Thema.
So wird deutlich, mit welchen Inhalten deine Leser rechnen dürfen.

2. Häufigkeit des Versands

Teile den Empfängern mit, wie oft du versendest und zeige damit, dass deine Leser keine E-Mail-Flut befürchten müssen.
Für den Beginn eignet sich eine monatliche Versandfrequenz. Wenn du regelmäßig wechselnde Angebote hast, ist auch 14-tägig oder wöchentlich möglich.
Lies hierzu auch meine Empfehlung: Wie oft soll ich meinen Newsletter versenden?

3. Absender eindeutig nennen

Zeige deutlich, welches Unternehmen Absender des Newsletters ist. Baue dein Logo auf dem Anmeldezettel ein und nenne am Ende des Formulars die Unternehmensdaten.

4. Möglichst wenig Daten abfragen

Je weniger Daten du forderst, desto eher sind Kunden bereit, sich für deinen Newsletter anzumelden. Verpflichtend sollte nur die E-Mail-Adresse sein. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung wird nur diese “dem Zweck angemessen” sein.
Vor- und Nachname, um die Leser persönlich anzusprechen, sind bereits freiwillig.
Postadresse, Telefonnummer oder ähnliches solltest du nur erfragen, wenn für den Empfänger ein Nutzen deutlich wird.

5. Verweise auf die Widerrufsmöglichkeit

Mit einem Hinweis zeigst du deinen künftigen Newsletter-Lesern eine Abmeldemöglichkeit auf:
Dieses Einverständnis kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustershop.de widerrufen.

Mustertext für Adressformulare

Lege bei Messen und anderen Veranstaltungen vorgedruckte Anmeldeformulare aus.
Denke daran, Kugelschreiber bereit zu halten. (Die werden gerne mitgenommen und sind dann ein erstes Geschenk für deine neuen Leser.)

Interessenten können direkt vor Ort einen Zettel ausfüllen und in eine verschlossene Box einwerfen.
Wenn du auf diese Box ein Blatt mit den Vorteilen deines Newsletters auflistest, hast du zugleich eine praktische Werbefläche.
Alternativ kannst du die Zettel zu den Unterlagen deiner Kursteilnehmer legen und in Pausen oder zum Ende einsammeln.

Ein Anmeldebogen zu erstellen, muss nicht aufwändig sein.
Als schnelle Lösung kannst du diesen Mustertext auf dein Firmen-Briefpapier drucken.

Newsletter-Anmeldung

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Produkten und Aktionen per E-Mail zuschickt.
Ich kann mich jederzeit von diesem Newsletter abmelden.

E-Mail: _________
[ ] Herr [ ] Frau (freiwillige Angabe)
Vorname: _____________ (freiwillige Angabe)
Nachname: ___________ (freiwillige Angabe)

[ ] Ich stimme zu, dass meine personenbezogenen Daten – wie in der Datenschutzerklärung von [Muster-Geschäft] beschrieben – zur Zusendung des Newsletters verarbeitet werden. Diese Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Datum und Unterschrift: __________________

Mustertext für Ankreuzfelder auf Bestellunterlagen

Newsletter-Anmeldungen lassen sich gut in Bestellabläufe integrieren. In dieser Situation ist der Kunde bereit, dir seine Daten zu geben und er hat Interesse an deinen Produkten.
Die E-Mail-Adresse, die ins Bestellformular eingetragen wurde, darfst für den Newsletter verwenden, wenn der Kunde dies entsprechend ankreuzt.

Nutze den unteren Bereich des Bestellzettels, um ein Ankreuzfeld zu ergänzen.
Als Mustertest kannst du den Vorschlag der IT-Recht Kanzlei München abwandeln:

Ich erkläre mich im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO damit einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Neuigkeiten und Produktangeboten per E-Mail zusendet.
Die Angabe meines Vor- und Nachnamens dient ausschließlich der individuellen Ansprache im Newsletter.
Eine Weitergabe meiner Daten an Dritte findet nicht statt.
Meine Einwilligung kann ich jederzeit gegenüber der [Muster-Geschäft] per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Wenn du bei einem Gewinnspiel Newsletter-Adressen sammeln oder Rabattcodes anbietest, gibt es weitere rechtliche Vorgaben.
Informiere dich über das Kopplungsverbot, beispielsweise bei e-recht24.de

Der Tausch “Daten gegen Leistung” ist auch nach DSGVO erlaubt.
Formuliere die Einwilligung so, dass die Interessenten wissen, dass sie sich für den Newsletter anmelden.

Datenschutzerklärung ausdrucken und bereitlegen

Bereite dich darauf vor, deine Datenschutzerklärung vorzuzeigen.
Damit erfüllst du die Anforderung der DSGVO, die Informationen “bei Erhebung”, also beim Ausfüllen der Unterlagen, bereitzustellen.

Halte Ausdrucke deiner Datenschutzerklärung bereit, beispielsweise als Infoblatt und als Aushang. Diese Ausdrucke kannst du auf Wunsch den Empfängern mitgeben.
Nach meiner Erfahrung ist die Nachfrage aber sehr gering.

E-Mail-Adressen über Bestätigungsmail verifizieren

Bevor du die E-Mail-Adressen in den Newsletter-Verteiler aufnimmst, kannst du mit einer Bestätigungs-E-Mail prüfen, ob die gesammelten Daten korrekt sind.
Wie das sogenannte Double-OptIn-Verfahren funktioniert, erkläre ich in diesem Blogartikel.

Bei diesem Arbeitsschritt unterstützt dich dein E-Mail-Marketing-Programm.
Erstelle eine Tabelle mit allen Adressen (und freiwillig bereitgestellten Daten wie Vor- und Nachname). So kannst du alle Daten auf einmal in dein Programm hochladen.
In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du eine E-Mail-Liste importieren.

Versende dann eine werbefreie E-Mail mit dem Bestätigungslink.
Klickt der Empfänger den Link an, wird er in deine Liste aufgenommen.
Bestätigt er nicht, darfst du Kontakt nicht nochmals anschreiben.

Mit dem Double-OptIn-Verfahren sicherst du dich ab, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse tatsächlich die Person ist, die sich für den Newsletter angemeldet hat.

Dieser Arbeitsschritt hat langfristig zwei Vorteile für dich:

In deiner E-Mail-Liste sind keine ungültigen Adressen (durch Schreibfehler oder falsche Angaben).
Du hast eine übersichtliche und eindeutige Dokumentation der angemeldeten Leser.

Zugegeben, offline Newsletter-Leser zu gewinnen, ist aufwändig.
Ich möchte dir dennoch Mut machen, in diese Marketingmaßnahmen Arbeitszeit zu investieren.
Du legst einen Grundstein für langfristige Kundenbeziehungen und baust dir einen sehr wertvollen Marketing-Kanal auf.

Hallo, ich bin Irene Theiß.
Als Newsletter-Expertin gebe ich dir technische Starthilfe, damit du entspannt deine ersten Newsletter versendest und deine E-Mail-Liste aufbaust.
Ich begleite dich dabei, den Newsletter zu deinem wertvollsten Marketinginstrument zu machen.

So kannst du weitermachen

E-Mail-Adressen “offline” sammeln – So gewinnst du Newsletter-Leser im Verkaufsgespräch, auf Messen, bei Veranstaltungen

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