Newsletter erstellen: Anmeldeformulare “offline” nutzen – So gewinnen Sie E-Mail-Adressen im Verkaufsgespräch, auf Messen, bei Veranstaltungen

Newsletter erstellen, offline Leser gewinnen mit Formularen

Es ist schwierig, Interessenten für Ihren Newsletter zu gewinnen? Bei Beratungsgesprächen auf das Newsletter-Anmeldeformular auf Ihre Homepage zu verweisen bringt keinen Erfolg? Geschätzte Kunden sind noch nicht auf Ihrer Empfängerliste?
In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen einen Weg auf, wie Sie “offline” Leser für Ihren Newsletter zu gewinnen. Dies ist DSGVO konform möglich, wenn Sie eine Bestätigungs-E-Mail verschicken. 

Bevor es an die rechtlichen Hintergründe geht, zunächst ein paar Praxistipps.

So nutzen Sie ein Newsletter-Anmeldeformular außerhalb Ihrer Website

Wenn Sie hauptsächlich im Laden vor Ort oder auf Messen verkaufen, besuchen Ihre Kunden selten danach Ihre Homepage.
Setzen Sie daher Formulare oder Ankreuzfelder auf Bestellscheinen ein. Die gewonnenen Adressen können Sie in Ihr E-Mailing-System übertragen und eine Bestätigungsmail verschicken.

Gelegenheiten, um neue Leser zu gewinnen

Wichtiger als eine große Adressliste ist es, die richtigen Personen anzusprechen. Eine Newsletter-Anmeldung nehmen Kunden vor, wenn sie mit dem Unternehmen in Kontakt bleiben wollen.

Im Kontakt können Sie den direkten Nutzen vermitteln, den Leser vom Newsletter haben.
Sie können beispielsweise

  • im Beratungsgespräch darauf verweisen, dass Sie im Newsletter über neu eintreffende Ware informieren werden,
  • an der Kasse Anmeldeformulare auslegen mit dem Hinweis, dass per E-Mail die Angebote des Monats mitgeteilt werden,
  • Teilnehmer des aktuellen Kurses per E-Mail als Erste informieren, wenn der Termin für den Folge-Kurs feststeht,
  • Messebesuchern zweimal jährlich schreiben, bei welchen Veranstaltungen Sie demnächst anzutreffen sind.

Ziel dieser Aktionen ist es nicht, viele Leser zu gewinnen. Sie bauen stattdessen eine engere Kundenbeziehungen zu Personen auf, die Ihrem Unternehmen nahe stehen und Kaufinteresse haben.

Checkliste für den Newsletter-Versand

Prüfen Sie die kleinen Stellschrauben, die Ihren Newsletter erfolgreicher machen.
Klicken Sie entspannter auf „Jetzt senden“.

✔ Fehlerquellen erkennen und vermeiden.

✔ Infos übersichtlich und ansprechend präsentieren.

✔ Routine gewinnen und effektiver arbeiten.

kostenlose Checkliste Newsletter entspannt versenden

5 Elemente, um E-Mail-Adressen DSGVO-konform zu erfassen

Beschreiben Sie möglichst genau, welche Informationen Sie versenden

Informieren Sie darüber, ob Sie über Ihre Produkte informieren, über Sonderangebote, über Gewinnspiele und / oder rund um ein Thema.
So wird deutlich, worauf sich Leser freuen können und mit welchen Inhalten sie rechnen dürfen.

 

Häufigkeit des Versands

Teilen Sie den Empfängern mit, wie oft Sie versenden und nehmen Sie damit die Angst, dass eine E-Mail-Flut folgt.
Meine Empfehlung für den Beginn ist ein monatliche Versandfrequenz. Wenn Sie regelmäßig wechselnde Angebote haben, ist auch 14-tägig oder wöchentlich möglich.

 

Absender eindeutig nennen

Zeigen Sie deutlich, welches Unternehmen die Informationen verschickt. Bauen Sie Ihr Logo ein und nennen Sie am Fuß des Formulars die Unternehmensdaten.

 

Möglichst wenig Daten abfragen

Je weniger Daten Sie fordern, desto eher sind Kunden bereit, sich für Ihren Newsletter anzumelden. Verpflichtend sollte nur die E-Mail-Adresse sein. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung wird nur diese “dem Zweck angemessen” sein.
Vor- und Nachname, um die Leser persönlich anzusprechen, sind bereits freiwillig. Postadresse, Telefonnummer oder ähnliches sollten Sie nur als freiwillige Angabe erfragen, wenn für den Empfänger ein Nutzen deutlich wird.

 

Verweisen Sie auf die Widerrufsmöglichkeit

Mit einem Hinweis “Dieses Einverständnis kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.” zeigen Sie dem Empfänger eine Abmeldemöglichkeit auf.

Mustertext für Adressformulare

Legen Sie bei Messen und anderen Veranstaltungen Anmeldeformulare aus.
Interessenten können die ausgefüllten Zettel in eine verschlossene Box einwerfen.
Wenn Sie auf diese Box ein Blatt mit den Vorteilen Ihres Newsletters auflisten, haben Sie eine praktische Werbefläche geschaffen.
Alternativ können Sie die Zettel einsammeln und verwahren, wenn Sie das Formular zu den Unterlagen Ihrer Kursteilnehmer gelegt haben.

Sie erfüllen die Vorgaben bereits, wenn Sie einen Text ähnlich dieses Beispiels auf Ihr Firmen-Briefpapier drucken.
Bei regelmäßigem Einsatz lohnt es sich, die Vorzüge des Newsletters zu formulieren und ein gestaltetes Blatt zu verwenden.

Newsletter-Anmeldung

 

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Produkten und Aktionen per E-Mail zuschickt. Ich kann mich jederzeit von diesem Newsletter abmelden.
E-Mail:   _________
[  ] Herr   [ ] Frau   (freiwillige Angabe)
Vorname:   _____________    (freiwillige Angabe)
Nachname:   ___________    (freiwillige Angabe)

[  ] Ich stimme zu, dass meine personenbezogenen Daten – wie in der Datenschutzerklärung von [Muster-Geschäft] beschrieben – zur Zusendung des Newsletters verarbeitet werden. Diese Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Datum und Unterschrift:   __________________

Mustertext für Ankreuzfelder auf Bestellunterlagen

Newsletter-Anmeldungen lassen sich gut in Bestellabläufe integrieren. In dieser Situation ist der Kunde bereit, Ihnen seine Daten zu geben und er hat Interesse an Ihren Produkten.
Die E-Mail-Adresse, die ins Bestellformular eingetragen wurde, darf für den Newsletter verwendet werden, wenn der Kunde dies entsprechend ankreuzt.

 

Nutzen Sie den unteren Bereich des Bestellzettels, um ein Ankreuzfeld zu ergänzen. Als Mustertest können Sie den Vorschlag der IT-Recht Kanzlei München abwandeln:

Ich erkläre mich im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO damit einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Neuigkeiten und Produktangeboten per E-Mail zusendet. Die Angabe meines Vor- und Nachnamens dient ausschließlich der individuellen Ansprache im Newsletter. Eine Weitergabe meiner Daten an Dritte findet nicht statt. Meine Einwilligung kann ich jederzeit gegenüber der [Muster-Geschäft] per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Wenn Sie bei einem Gewinnspiel Newsletter-Adressen sammeln oder Rabattcodes anbieten, informieren Sie sich bitte über das Kopplungsverbot, beispielsweise bei e-recht24.de

Der Tausch “Daten gegen Leistung” ist auch nach DSGVO erlaubt. Sie sollten sorgfältig auf die Formulierung der Einwilligung achten.

Datenschutzerklärung verfügbar machen

Halten Sie Ausdrucke Ihrer Datenschutzerklärung bereit, beispielsweise als Infoblatt und Aushang. Diese Ausdrucke können Sie auf Wunsch den Empfängern mitgeben.
Damit erfüllen Sie die Anforderung der DSGVO, die Informationen “bei Erhebung”, also beim Ausfüllen der Unterlagen, bereitzustellen.

Newsletterdaten über Bestätigungsmail verifizieren

Bevor Sie E-Mail-Adressen in den Newsletter-Verteiler aufnehmen, benötigen Sie eine erneute Zustimmung per E-Mail. Hier kommt das Double-OptIn-Verfahren zum Einsatz.

Bei diesem Schritt unterstützt Sie Ihr E-Mailing-System. Übertragen Sie die Adressen (und freiwillig bereitgestellte Daten wie Vor- und Nachname) in Ihre Adressliste ein. Versenden Sie dann eine werbefreie E-Mail mit dem Bestätigungslink.
Klickt der Empfänger den Link an, wird er in die Liste aufgenommen. Anderenfalls dürfen Sie den Kontakt nicht nochmals anschreiben.

Sie haben so sichergestellt, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse auch tatsächlich die Person ist, die sich für den Newsletter angemeldet hat.

Dieser Arbeitsschritt hat langfristig zwei Vorteile für Sie: In Ihrer Liste sind keine ungültigen Adressen (durch Schreibfehler oder falsche Angaben). Sie haben eine übersichtliche und eindeutige Dokumentation Ihrer angemeldeten Leser.

Wenn Sie meine Tipps zum Thema „Anmeldeformular für Newsletter“ und das Double-OptIn-Verfahren für Online-Anmeldungen erfahren möchten, lesen Sie bitte in diesem Blogartikel weiter.

Zugegeben, diese Vorgehensweise ist aufwändig. Ich möchte Ihnen dennoch Mut machen, in diese Marketingmaßnahmen Arbeitszeit zu investieren. Sie legen einen Grundstein für langfristige Kundenbeziehungen und einen preiswerten Marketingkanal.

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