E-Mail-Adressen “offline” sammeln – So gewinnst du Newsletter-Leser im Verkaufsgespräch, auf Messen, bei Veranstaltungen

E-Mail-Adressen sammeln bei Verkaufgesprächen, Messen und Veranstaltungen. Rechtliche Vorgaben und Praxis-Tipps

Wenn deine Kunden nicht deine Website besuchen, ist es schwieriger, neue Newsletter-Leser zu gewinnen.

Bei Beratungsgesprächen auf das Anmeldeformular auf deiner Homepage zu verweisen, ist nicht erfolgsversprechend. Selbst Stammkunden sind wenig motiviert, sich zuhause nochmal an den Rechner zu setzen.

Aber es gibt eine gute Alternative, die auch ohne Internetverbindung stets funktioniert:
Habe Formulare und Stifte griffbereit, damit sich die Interessenten gleich in deinem Laden, an deinem Messestand oder im Kursraum für deinen Newsletter eintragen. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du „offline“ deine E-Mail-Liste aufbaust und welche Vorgaben zum Datenschutz du beachten musst.

Übersicht

So gewinnst du Newsletter-Leser, ohne dass sie deine Website besuchen

Wenn du hauptsächlich im Laden vor Ort oder auf Messen verkaufst, besuchen deine Kunden selten danach deine Homepage.

Um dennoch den Kontakt zu ihnen aufrechtzuerhalten, solltest du die Chance nutzen, sie schon während ihres Besuches für deinen Newsletter zu gewinnen.

  • Positioniere gut sichtbare Formulare oder kleine Karten, damit Interessenten direkt vor Ort ihre E-Mail-Adresse hinterlassen können.
    Stelle auch Kugelschreiber und eine Box zur Verfügung, in die die ausgefüllten Zettel eingeworfen werden.
     
  • Verweise auf den Bestellzetteln auf deinen Newsletter. Füge am Ende der Formularfelder ein Kästchen ein, mit dem die Kunden ganz einfach ihr Interesse an regelmäßigen Updates per E-Mail bekunden können.
     
  • Halte ein Tablet bereit, auf dem deine Kunden direkt im Geschäft oder am Messestand ihre E-Mail-Adresse eingeben und sofort bestätigen können.

Gute Gelegenheiten, um neue Leser zu gewinnen

Wertvoller als eine große Adressliste ist es, wenn sich die richtigen Personen auf deiner E-Mail-Liste befinden.
Eine Newsletter-Anmeldung nehmen Kunden vor, wenn sie mit deinem Unternehmen in Kontakt bleiben wollen.

Im Kundengespräch kannst du erklären, weshalb sich dein Newsletter für die Leser lohnt. 

Wie du die passende Gelegenheit findest, auf deinen Newsletter hinzuweisen und dabei gleichzeitig auf die Vorteile dieses kostenlosen Angebots eingehst?

Bereite dich Gespräche vor, indem du beispielsweise

  • während der Beratung ankündigst, dass du im Newsletter über neu eintreffende Ware informierst,  
     
  • an der Kasse Anmeldezettel auslegst mit dem Hinweis, dass per E-Mail die Angebote des Monats verschickt werden,
      
  • Teilnehmer des aktuellen Kurses per E-Mail als Erste informieren wirst, wenn der Termin für den Folge-Kurs feststeht, 
     
  • Messebesuchern zweimal jährlich schreibst und ihnen mitteilst, bei welchen Veranstaltungen du demnächst anzutreffen bist.

Ziel dieser Marketing-Aktionen ist es nicht, möglichst viele E-Mail-Adressen zu sammeln.
Du baust stattdessen eine engere Kundenbeziehung zu Personen auf, die deinem Unternehmen nahe stehen und Kaufinteresse haben.

Erstelle dein erstes Newsletter-Formular ohne Recherche-Frust und Überforderung

Mit dem Fahrplan In 9 Schritten zum Anmeldeformular verschafft du dir einen Aufgaben-Überblick.
Orientiere dich an meinen Anleitungen, Praxistipps und Checklisten und konzentriere dich auf die Infos, die du für deinen Newsletter-Start wirklich benötigst.

5 Voraussetzungen, um E-Mail-Adressen DSGVO-konform zu erfassen

1. Kündige an, welche Newsletter-Inhalte du verschickst

Was können deine Leser erwarten? Erkläre, ob du über deine Produkte informierst, über Sonderangebote, über Gewinnspiele oder Interessantes rund um dein Experten-Thema.
So wird deutlich, mit welchen Inhalten deine Leser rechnen dürfen.   

2. Häufigkeit des Versands

Teile den Empfängern mit, wie oft du versendest und zeige damit, dass deine Leser keine E-Mail-Flut befürchten müssen.
Für den Beginn eignet sich eine monatliche Versandfrequenz. Wenn du regelmäßig wechselnde Angebote hast, ist auch 14-tägig oder wöchentlich möglich.
Lies hierzu auch meine Empfehlung: Wie oft soll ich meinen Newsletter versenden? 

3. Absender eindeutig nennen

Zeige deutlich, welches Unternehmen Absender des Newsletters ist. Füge dein Logo auf dem Anmeldezettel ein und nenne am Ende des Formulars die Anschrift deines Unternehmens sowie Kontaktdaten. 

4. Möglichst wenig Daten abfragen

Je weniger Daten du forderst, desto eher sind Kunden bereit, sich für deinen Newsletter anzumelden. Verpflichtend sollte nur die E-Mail-Adresse sein. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung wird nur diese “dem Zweck angemessen” sein.
Vor- und Nachname, um die Leser persönlich anzusprechen, sind bereits freiwillig.
Postadresse, Telefonnummer oder ähnliches solltest du nur erfragen, wenn für den Empfänger ein Nutzen deutlich wird.    

5. Verweise auf die Widerrufsmöglichkeit

Mit einem Hinweis zeigst du deinen künftigen Newsletter-Lesern eine Abmeldemöglichkeit auf:
Dieses Einverständnis kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustershop.de widerrufen.

Mustertext für Adressformulare

Lege bei Messen und anderen Veranstaltungen vorgedruckte Anmeldeformulare aus.
Denke daran, Kugelschreiber bereit zu halten. (Die werden gerne mitgenommen und sind dann ein erstes Geschenk für deine neuen Leser.)

Interessenten können direkt vor Ort einen Zettel ausfüllen und in eine verschlossene und nicht einsehbare Box einwerfen.
Wenn du auf diese Box ein Blatt mit den Vorteilen deines Newsletters auflistest, hast du zugleich eine praktische Werbefläche.

Falls du Kurse oder Vorträge anbietest, kannst du als Alternative die Zettel zu den Unterlagen deiner Teilnehmer legen und in den Pausen oder zum Ende der Veranstaltung einsammeln.

Ein Anmeldebogen zu erstellen, muss nicht aufwändig sein.
Als schnelle Lösung kannst du diesen Mustertext auf dein Firmen-Briefpapier drucken.

Newsletter-Anmeldung

Hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Produkten und Aktionen per E-Mail zuschickt.
Ich kann mich jederzeit von diesem Newsletter abmelden.

E-Mail:   _________
[  ] Herr   [ ] Frau   (freiwillige Angabe)
Vorname:   _____________    (freiwillige Angabe)
Nachname:   ___________    (freiwillige Angabe)

[  ] Ich stimme zu, dass meine personenbezogenen Daten – wie in der Datenschutzerklärung von [Muster-Geschäft] beschrieben – zur Zusendung des Newsletters verarbeitet werden. Diese Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Datum und Unterschrift:   __________________

Mustertext für Ankreuzfelder auf Bestellunterlagen

Newsletter-Anmeldungen lassen sich gut in Bestellabläufe integrieren. In dieser Situation ist der Kunde bereit, dir seine Daten zu geben und er hat Interesse an deinen Produkten.
Die E-Mail-Adresse, die ins Bestellformular eingetragen wurde, darfst für den Newsletter verwenden, wenn der Kunde dies entsprechend ankreuzt.

Nutze den unteren Bereich des Bestellzettels, um ein Ankreuzfeld zu ergänzen.
Als Mustertest kannst du den Vorschlag der IT-Recht Kanzlei München abwandeln:

Ich erkläre mich im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO damit einverstanden, dass [Muster-Geschäft] mir monatlich Informationen zu Neuigkeiten und Produktangeboten per E-Mail zusendet.
Die Angabe meines Vor- und Nachnamens dient ausschließlich der individuellen Ansprache im Newsletter.
Eine Weitergabe meiner Daten an Dritte findet nicht statt.
Meine Einwilligung kann ich jederzeit gegenüber der [Muster-Geschäft] per E-Mail an info@mustergeschaeft.de widerrufen.

Wenn du bei einem Gewinnspiel Newsletter-Adressen sammeln oder Rabattcodes anbietest, gibt es weitere rechtliche Vorgaben.
Informiere dich über das Kopplungsverbot, beispielsweise bei e-recht24.de

Der Tausch “Daten gegen Leistung” ist auch nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt.
Formuliere die Einwilligung so, dass die Interessenten wissen, dass sie sich für den Newsletter anmelden.

Datenschutzerklärung ausdrucken und bereitlegen

Bereite dich darauf vor, deine Datenschutzerklärung vorzuzeigen.
Damit erfüllst du die Anforderung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Informationen “bei Erhebung”, also beim Ausfüllen der Unterlagen, bereitzustellen.

Halte Ausdrucke deiner Datenschutzerklärung bereit, beispielsweise als Infoblatt und als Aushang. Diese Ausdrucke kannst du auf Wunsch den Empfängern mitgeben.
Nach meiner Erfahrung ist die Nachfrage aber sehr gering.

E-Mail-Adressen über Bestätigungsmail verifizieren

Bevor du die E-Mail-Adressen in den Newsletter-Verteiler aufnimmst, kannst du mit einer Bestätigungs-E-Mail prüfen, ob die gesammelten Daten korrekt sind.
Erfahre hier, wie das sogenannte Double-OptIn-Verfahren funktioniert. 

Bei diesem Arbeitsschritt unterstützt dich dein E-Mail-Marketing-Programm.
Erstelle eine Excel-Tabelle mit allen Adressen (und freiwillig bereitgestellten Daten wie Vorname, Nachname und Geschlecht). So kannst du alle Daten auf einmal in dein Programm hochladen.
In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du eine E-Mail-Liste importieren.

Versende dann eine werbefreie E-Mail mit dem Bestätigungslink.
Klickt der Empfänger den Link an, wird er in deinen E-Mail-Verteiler, kurz deine Liste, aufgenommen.
Bestätigt er nicht, darfst du Kontakt nicht nochmals anschreiben.

Mit dem Double-OptIn-Verfahren sicherst du dich ab, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse tatsächlich die Person ist, die sich für den Newsletter angemeldet hat.

Dieser Arbeitsschritt hat langfristig zwei Vorteile für dich:

  1. In deiner E-Mail-Liste sind keine ungültigen Adressen (durch Schreibfehler oder falsche Angaben).
  2. Du hast eine übersichtliche und eindeutige Dokumentation der angemeldeten Leser.m

Zugegeben, beim Kundenkontakt „offline“ Newsletter-Leser zu gewinnen, ist aufwändig.
Ich möchte dir dennoch Mut machen, in diese Marketingmaßnahmen Arbeitszeit zu investieren.
Du legst einen Grundstein für langfristige Kundenbeziehungen und baust dir einen sehr wertvollen Marketing-Kanal auf.

Hallo, ich bin Irene Theiß.
Als Newsletter-Expertin gebe ich dir technische Starthilfe, damit du entspannt deine ersten Newsletter versendest und deine E-Mail-Liste aufbaust.
Ich begleite dich dabei, den Newsletter zu deinem wertvollsten Marketinginstrument zu machen.

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