Rechtliche Vorgaben sind für viele Newsletter-Anfänger eine große Herausforderung.
Gilt es doch, sich in neue Themen einzuarbeiten wie Double OptIn Verfahren, Impressumspflicht, Datenschutzerklärung und mehr.
Die gute Nachricht: Wenn die Einrichtung einmal abgeschlossen ist, hilft der Footer dabei, in Ihren E-Mails die rechtlichen Pflichtangaben nie zu vergessen.
Übersicht
Pflicht in jedem Newsletter: Impressum, Datenschutz und Abmeldelink
Impressum
Um die Impressumspflicht zu erfüllen, setzen Sie einen Link auf das Impressum Ihrer Website.
Zusätzlich sollten Sie die wichtigsten Informationen zur Kontaktaufnahme als Text einfügen.
Dies betrifft Unternehmensname, Adresse, gesetzlicher Vertreter.
Ergänzen sollten Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse wie info@unternehmen.de und falls vorhanden eine Kundenservice-Telefonnummer.
Datenschutz
Verlinken Sie auf die gleichnamige Seite Ihrer Website.
Dort müssen Sie vor dem ersten Versand Hinweise zur Datennutzung des Newsletters einfügen.
Mustertexte für Ihre Datenschutzerklärung stellen einige Anbieter der E-Mail-Marketing-Programme bereit.
Sie können auf Datenschutz-Textvorlagen zurückgreifen, wie den Datenschutz Generator.
Nicht vergessen!
Schließen Sie eine Datenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter Ihres E-Mailing-Systems ab. Das Formular finden Sie im Programm unter “Einstellungen” oder “Datenschutz”
Abmeldelink
Mit nur einem Klick kann sich der Leser vom Newsletter abmelden.
Die erforderliche Verlinkung wird von Ihrem E-Mailing-System bereitgestellt. Sie ermöglicht es, dass die E-Mail-Adresse automatisch aus der Adressliste entfernt wird. Sie müssen also nicht aktiv werden.
Auch wenn andere Abmeldemöglichkeiten legal wären – ich empfehle den Abmeldelink ausdrücklich. Machen Sie Ihren Lesern diesen Schritt leicht. So verhindern Sie, dass Ihre Newsletter als Spam wahrgenommen werden.
Die Abmeldung darf nicht voraussetzen, dass der Leser ein Passwort angibt oder einen Fragebogen (zum Abmeldegrund) ausfüllt.

Ich nutze bereits beim Anmeldeformular einen Hinweis zum Abmeldellink:
Ihre Einwilligung zur Anmeldung können Sie jederzeit durch den Abmelde-Link am Ende jedes Newsletters oder per Nachricht an [E-Mail-Adresse] widerrufen.
Mehr Tipps zum Erstellen eines rechtssicheren Anmeldeformulars lesen Sie in diesem Blogartikel.
In 9 Schritten zum Newsletter-Anmeldeformular
Mit diesem Fahrplan verschafft du dir einen Aufgaben-Überblick.
Orientiere dich an meinen Anleitungen, Praxistipps und Checklisten und konzentriere dich auf die Infos, die du für deinen Newsletter-Start wirklich benötigst.
Ergänzende Informationen
Ich empfehle einen Hinweis auf die erfolgte Newsletteranmeldung als “Kleingedrucktes”:
Diese E-Mail wurde an [E-Mail-Adresse des Empfängers] versandt.
Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie sich für den Newsletter von [Unternehmensname] angemeldet haben.
Diese Erinnerung für den Leser hilft Ihnen bei nur gelegentlichem Versand, sich von Spammern und Adresskäufern abzugrenzen.
Der Footer eignet sich auch für Servicehinweise für den Leser:
- Oft eingebaut werden Buttons zu den Social Media Profilen.
- Für Rückfragen sind Service-Telefonnummern und E-Mail-Adresse hilfreich.
- Ladengeschäfte weisen auf Öffnungszeiten und Betriebsferien hin.
- Um Ängste bezüglich einer Onlineshop-Bestellung abzubauen, können Sie vertrauensschaffende Siegel wie das Trusted Shops Gütesiegel zeigen. Auch ein Hinweis auf attraktive Konditionen wie Rückgaberecht und versandkostenfreie Lieferung ist hier gut aufgehoben.
Zurückhaltendes Layout
Das Layout des Footers sollte zurückhaltend sein. Für den Leser ist so klar, dass der darüber stehende Inhalt relevanter ist.
Die Schrift kann etwas kleiner sein, der Hintergrund einfarbig (oft grau oder ein heller Farbton).
Wichtig sind Übersichtlichkeit und ein eindeutiger Aufbau.
Die Kontaktdaten stehen üblicherweise am Anfang, der Abmeldelink ganz am Ende. So ist der Link trotz dezenter Schrift schnell auffindbar.
So kannst du weitermachen
- Blogartikel: So erstellen Sie ein rechtssicheres Anmeldeformular für Newsletter (inklusive 6 Tipps für mehr Anmeldungen)
- Blogartikel: E-Mail-Adressen “offline” sammeln – So gewinnst du Newsletter-Leser im Verkaufsgespräch, auf Messen, bei Veranstaltungen
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