Es gibt so viele nützliche Online-Programme und praktische Tools, die versprechen, deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen oder die Marketinglösung zur Kundengewinnung zu sein.
Und ständig kommt ein neuer, interessanter Geheimtipp hinzu (zum Beispiel als AppSumo-Deal).
Damit du nicht den Überblick verlierst, konzentriere dich auf die Basics, die du für deine Marketingstrategie brauchst. Denn in jedes neue Online-Tool, das du testest, investierst du deine wertvolle Arbeitszeit.
Wenn du dich auf Contentmarketing mit deinem Blog und Newslettern konzentrierst, schaue dir meine Empfehlungen an.
Diese Programme und Onlineprodukte habe ich teils seit Beginn meiner Selbstständigkeit im Einsatz und nutze sie seitdem jede Woche.
Dieser Artikel ist deswegen nicht nur eine Auflistung, sondern auch ein Resümee nach über 2 Jahren:
- Wie notwendig waren diese Programme für mein Marketing und meine Arbeitsabläufe?
- Wie weit komme ich mit einer kostenlosen Version?
- Bei welcher Software lohnt es sich, langfristig zu investieren? Und bei welcher nicht?
Hinweis: Dieser Blogartikel wurde im August 2021 veröffentlicht und zuletzt im Juni 2023 aktualisiert und ergänzt.
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Buchhaltung und Terminvereinbarung
Die Grundausstattung für meine Website
Über den Webhosting-Anbieter webgo* habe ich meine Website inklusive Blog mit WordPress aufgesetzt.
Bei webgo habe ich ein Paket gebucht, das vergleichbar ist mit dem Hostingpaket Starter*.
Der Umfang ist für meine Zwecke völlig ausreichend: Ich habe eine .de-Domain inklusive, viele E-Mail-Adressen und Datenbanken und die notwendigen SSL Zertifikate.
WordPress konnte ich über webgo sehr bequem installieren mit dem 1ClickInstall.
Startseite, Landingpages und Co. habe ich mit der kostenlosen Version des Pagebuilders Elementor aufgebaut.
Für ein Jahr bin ich auf Elementor Pro umgestiegen.
Dadurch habe ich zusätzliche Vorlagen und einen flexiblen Theme Builder erhalten.
Mein Grund die Investition in Elementor Pro war die Zeitersparnis, die ich durch die Funktion „globale Widgets“ erhalten habe.
Damit konnte ich Textblöcke zu Freebies oder Angeboten zentral ändern, anstatt 50 Blogartikel einzeln zu bearbeiten.
Für Anfänger ist die Investition in Elementor Pro nicht notwendig. Und auch ich habe die kostenpflichtige Version nach einem Jahr wieder gekündigt.
Denn nachdem der Aufbau meiner Website einmal steht (und das ging auch mit der kostenlosen Version), benötige ich die vielen Spezial-Elemente und Vorlagen nicht mehr.
Ähnliche Erfahrungen habe ich auch mit meiner Datenschutzerklärung und dem Cookie-Banner gemacht:
In der ersten Zeit der Selbstständigkeit gibt es viele Änderungen und Ergänzungen bei der Auswahl der Programme. Hier waren die Vorlagen der kostenpflichtigen Versionen eine große Zeitersparnis (und beruhigend bei Unsicherheiten rund um Datenschutz und andere rechtliche Themen).
Aber wenn die Grundausstattung steht, lohnt sich ein Abomodell nicht mehr.
E-Mail-Marketing-Programme für Anfänger
Als Newsletter-Expertin habe ich natürlich von Anfang an ein Anmeldeformular auf meine Website eingebaut. Erste Leser habe ich aber erst gewonnen, nachdem meine Website auch besucht wurde und ich online sichtbar geworden bin.
Gestartet bin ich mit dem kostenlosen Paket von Brevo (ehemals Sendinblue).
Täglich 300 E-Mails versenden zu können, ist für Selbstständige zu Beginn ausreichend. Denn es dauert Monate oder gar Jahres, bis so viele Empfänger auf der Liste sind. Denn es dauert Monate oder gar Jahres, bis so viele Empfänger auf der Liste sind.
Später zu einem kostenpflichtigen Paket mit mehr E-Mail pro Monat zu wechseln, ist bei Brevo sehr einfach.
Besonders gut gefällt mir, dass ich auch mit dem kostenlosen Paket vollen Zugriff auf die Automationen habe.
Für den Anfang finde ich eine Willkommens-E-Mail mit Freebie ausreichend.
Aber auch mehrteilige E-Mail-Serien, personalisierte E-Mails und Segmentierung (also Kontakt-Auswahl abhängig von Interessen und Verhalten) sind möglich.
Um abzuschätzen, was du mit Brevo umsetzen kannst, stöbere in meinem Blogarchiv mit Brevo-Anleitungen.
Als unkomplizierte Alternative für Selbstständige und kleine Unternehmen empfehle ich das Tool rapidmail*.
Dieses E-Mail-Marketing-Programm ist einfach zu bedienen und eignet sich gut für klassische Newsletter.
Der Einstieg ins Programm ist sehr benutzerfreundlich und wird durch den Support und informative Blogartikel gut unterstützt. Leider gibt es nur wenige Automationen.
Bei unter 500 Empfängern zahlst du 15 Euro pro Monat oder (ohne Grundgebühr) 20 Euro pro Versand.
Der geringere Funktionsumfang ist kein Nachteil: Wer „nur“ Newsletter versenden möchte, muss sich nicht aufwendig einarbeiten und bekommt E-Mail-Marketing ohne Schnickschnack.
Grafiken erstellen mit VistaCreate
Alle lieben Canva. Ich hingegen erstelle meine Grafiken mit VistaCreate – weil es eher technisch und strukturiert ist und ich mich nicht in den vielen Design-Optionen verliere.
Im Sommer 2021 habe mir ich die Pro-Version gekauft (für 49 Dollar als Lifetime-Deal bei AppSumo), mit der ich Zugriff auf eine große Bilderdatenbank erhalten habe. Damals hieß das Tool übrigens noch Crello.
Gib der Grafikdesign-Software eine Chance, wenn dich die vielen Funktionen von Canva überfordern.
Bei VistaCreate sind Funktionen wie das Freistellen von Bildern und das nachträgliche Ändern des Grafikformats kostenlos.
Auch wenn sich das Programm nicht so sehr weiterentwickelt wie Canva, hat es sich für mich als unkomplizierte Lösung bewährt.
Wenn ich nur schnell eine Bilddatei für meinen Newsletter verkleinern oder einen Screenshot für einen Blogbeitrag zuschneiden möchte, mache ich es mir einfach:
Dazu verwende ich die Programme wie „Ausschneiden und skizzieren“, die auf meinem Computer vorinstalliert sind.
Weniger Aufwand bei Buchhaltung und Terminvereinbarung
Für “normale” Aufträge wie das Newsletter Starterpaket habe ich keinen aufwendigen Verkaufsprozess.
Ich stelle meine Angebote auf der Website vor und kommuniziere per E-Mail oder Zoom-Call.
Mehr dazu, wie die Zusammenarbeit mit mir abläuft, erfährst du hier.
Meine Angebote und Rechnungen versende ich mit der Buchhaltungssoftware lexoffice*.
Hier kann ich das Starterpaket und andere Dienstleistungen als “Services” angelegt und habe bei der Rechnungserstellung wenig Schreibarbeit.
Für Einzelaufträge wie die Newsletter Kompakt-Beratung oder Workshops habe ich einen einfachen Verkaufsprozess aufgebaut:
Über den Zahlungsanbieter CopeCart* habe ich eine Produktseite angelegt, über die eine einzelne Beratungsstunde gekauft werden kann.
Der Kunde zahlt direkt an CopeCart und kann dafür PayPal, Kreditkarte oder Sofortüberweisung nutzen. Ich rechne nicht selbst ab, sondern erhalte von CopeCart eine Gutschift über die Einnahmen (abzüglich 4,9% Gebühren plus 1 Euro pro Verkauf).
Es fallen keine monatlichen Kosten an. Die Gebühren werden nur bei erfolgten Käufen abgezogen.
Für die Terminvereinbarung erhält mein Kunde einen Buchungslink, den ich mit dem Programm TuCalendi* erstellt habe.
Das Terminbuchungs-Tool funktioniert ähnlich wie Calendly, dem bekannten Anbieter aus den USA.
Meine Kunden können meinen Terminkalender einsehen und direkt einen Wunschtermin reservieren.
TuCalendi sendet automatisch eine E-Mail mit Link zu einem Zoom Meeting Raum und blockiert die Zeit in meinem Kalender.
Eine ausführliche Vorstellung von TuCalendi findest du in diesem Blogartikel.
Video-Meetings und Coworking mit Zoom
„Zoom-Meeting“ ist zum Synonym für Videokonferenzen geworden. Auch ich habe Zoom von Anfang an für Kennenlerngespräche und Beratungstermine genutzt, weil dieses Programm den meisten Kunden vertraut ist.
Für Gruppentermine wie mein kostenloses Newsletter Coworking habe ich fast ein Jahr lang eine datenschutzfreundliche Alternative namens Senfcall genutzt.
So sehr ich diese Open-Source-Lösung aus Deutschland schätze: Neue Coworking-Teilnehmer fanden das Anmelden kompliziert und die Videoverbindung war leider nicht so stabil wie bei Zoom.
Deshalb bin ich auf die kostenpflichtige Version von Zoom umgestiegen.
Die 140 Euro pro Jahr sind durchaus eine Investition. Aber diese Anschaffung hat mich auch motiviert, mein erstes Webinar anzubieten.
Inzwischen habe ich mich mit den Funktionen beschäftigt habe und nutze Zoom auch, um kurze Erklärvideos aufzunehmen und direkt einen Link zur Aufzeichnung (in der Cloud) zu erhalten.
Organisation für Fortgeschrittene mit Notion
Das Projektmanagement- und Organisationstool Notion ist ein Ausreißer in diese Zusammenstellung.
Ich nutze das Programm seit einem Jahr, um Blogartikel und Newsletter zu planen und zu verwalten, Ideen festzuhalten und Projekte zu organisieren.
Mit Notion kann ich Datenbanken anlegen, Informationen miteinander verknüpfen und Bilder und Links sammeln. Es gibt so viele Möglichkeiten.
Ich habe viel Zeit investiert, um mich einzuarbeiten, Funktionen zu testen und Datenbanken zu optimieren.
Mir macht das Ausprobieren großen Spaß – aber es ist eher ein Hobby als sinnvoll genutzte Arbeitszeit.
Wenn du ein leichter zugängliches Organisationstool suchst, empfehle ich dir Trello.
Ich bin damit gestartet und im Alltag sehr gut zurechtgekommen.
Fazit: Welche Tools brauchst du als Anfänger wirklich?
Ich habe dir die Programme aufgelistet, auf die ich bei meiner Arbeit nicht mehr verzichten möchte.
Sie erleichtern mir den Alltag, sparen Zeit und sorgen dafür, dass in der Selbstständigkeit alles rund läuft.
Brauchst du das alles, wenn du dich gerade selbstständig gemacht hast oder mit Contentmarketing startest?
Nein, bitte nicht!
Prüfe gezielt, was du für den Start deines Projekts brauchst und lass dich nicht von Schnickschnack ablenken:
- Brauchst du für dein neues Angebot sofort einen Zahlungsanbieter oder kannst du die Rechnungen auch „von Hand“ schreiben?
- Musst du dein Projekt mit einem schicken Organisationstool planen oder reichen Kalender und einfache Notizen?
Betrachte jedes neue Tool als Investition, auch wenn es kostenlos ist.
Deine Arbeitszeit ist wertvoll. Die Suche nach dem besten Programm sollte dich nicht davon abhalten, Ideen zu testen und Projekte umzusetzen.
Hallo, ich bin Irene Theiß.
Als Newsletter-Expertin gebe ich dir technische Starthilfe, damit du entspannt deine ersten Newsletter versendest und deine E-Mail-Liste aufbaust.
Ich begleite dich dabei, den Newsletter zu deinem wertvollsten Marketinginstrument zu machen.
Hallo Irene,
herzlichen Dank für den – wieder einmal – so tollen Newsletter. So viel Mehrwert … das ist einfach toll. Ich liebe dieses gut strukturierte und übersichtliche Design und die klar verständlichen Erklärungen.
1000 Dank und liebe Grüße
Petra
Herzlichen Dank, liebe Petra.
Ich freue mich sehr, dass mein Newsletter und meine Blogartikel dir so gut gefallen und dir weiterhelfen.
Strukturiert zu sein entspricht einfach meiner Persönlichkeit, so denke und arbeite ich. 🙂
Ich finde es aber auch toll, wenn ich für Kundenaufträge mal eine andere Seite ausleben kann: verspielt, romantisch, „pink“.
Oh ja, das Strukturierte kommt überall durch (sogar in den 50 Fun Facts 😃). Gut dass es Menschen mit solchen Fähigkeiten gibt!
– Das mag auch für die Verspielt-Romantisch-„Pinken“ ein hilfreicher Ausgleich sein❣
Hey Irene, ich weiß nicht ob du meinen Kommentar noch liest, aber ich hätte eine kurze Frage 🙂
Vielleicht magst du mir kurz sagen wie die Anbindung von Lexoffice und Copecart funktioniert
Ich selber würde auch gerne beides benutzen, schreibe meine Rechnungen allerdings über Lexoffice.
Wenn ich jetzt online Kurse via copecart verkaufe, schreibe diese ja meine Rechnung.
Müsste ich also jeden einzelnen Beleg noch mal aus Ausgangsbeleg bei lexoffice hochladen /erstellen?
Weiter Punkt wäre der Geldeingang. Ich bekommen dann ja ein mal im Monat die Umsätze von Copecart, allerdings direkt mit deren Gebühren abgezogen.
Heisst mein Geldeingang und Rechnungsbetrag bei lexoffice stimmen nicht überein? :S
Vielen Dank falls du das noch liest und mir einen kurzen Tipp geben kannst! 🙂
Hallo Alexander,
ich schreibe in diesem Fall keine Rechnung über Lexoffice, sondern erhalte von Copecart eine Gutschrift.
Als Beleg verwende ich dann Daten, die ich von Copecart erhalte (Erlös und Gebühren).
Genauer dazu informieren kann dich da bestimmt der Support von Lexoffice.
Ich bin kein Buchhaltungsprofi. 😉
Viel Erfolg,
Irene
Vielen Dank für deine Antwort 🙂
Hey Irene,
danke für die gute Übersicht!
Verwendest du sendinblue in Kombination mit dem Salesprozess in Copecart?
Liebe Grüße
Nina
Liebe Nina,
ja ich habe hier für einzelne Angebote eine Verknüpfung erstellt.
Dadurch wird in Sendinblue eine transaktionale E-Mail (Willkommens-Mail mit Link zum Produkt) verschickt.
Leider gibt es bislang keine direkte Integration für die Tools, deswegen benötigt man dafür Zapier, make.com oder ähnliche Helfer.
Liebe Grüße
Irene