5 Tipps, damit Newsletter schreiben zur Routine wird

Newsletter schreiben mit Routine, 5 Tipps

Da habe ich leicht reden: “Versenden Sie als Anfänger jeden Monat ein bis zwei Newsletter.”

Zu Beginn sind interessante Themen schnell gefunden.
Nach einigen Wochen entsteht jedoch Frust oder Überforderung:
Schon wieder einen Newsletter verschicken? Wann soll ich das denn noch machen? Worüber kann ich noch schreiben?

Ich verrate Ihnen meine Tipps, damit Sie aus diesem Tief wieder herausfinden.
So schaffen Sie es, dass Newsletter schreiben zur Routine wird und nicht zur Last.

1. Legen Sie Ihre Versandtermine (intern) fest

Entscheiden Sie sich für eine gut umsetzbare Versandfrequenz und planen Sie die Versandtermine für Ihre nächsten Newsletter.
Wie wäre es beispielsweise mit “jeden 1. Dienstag im Monat”?
Einen solchen Termin können Sie als wiederkehrende Aufgabe in Ihrem Kalender anlegen.

Ihre Terminplanung müssen Sie nicht beim Newsletter-Anmeldeformular veröffentlichen. Die interne Deadline ist aber sehr hilfreich, um nicht zu Monatsende unter Druck zu geraten oder die nächste E-Mail aus dem Blick zu verlieren.

Alternativ können Sie eine Quartals- oder Jahresplanung vornehmen.
Damit können Sie Urlaubszeiten, Feiertage und Events berücksichtigen und Ihre Newsletter-Termine strategisch setzen.

Mein Tipp: Es müssen keine großen Anlässe sein. Bringen Sie Ihre Leser zum Schmunzeln und Klicken mit Betreffzeilen wie “Nur noch 100 Tage bis Weihnachten”.

Checkliste für den Newsletter-Versand

Prüfen Sie die kleinen Stellschrauben, die Ihren Newsletter erfolgreicher machen.
Klicken Sie entspannter auf „Jetzt senden“.

✔ Fehlerquellen erkennen und vermeiden.

✔ Infos übersichtlich und ansprechend präsentieren.

✔ Routine gewinnen und effektiver arbeiten.

kostenlose Checkliste Newsletter entspannt versenden

2. Bündeln Sie Aufgaben und bereiten Sie mehrere E-Mails vor

Besonders, wenn Sie mehrere Newsletter im Monat verschicken, lohnt es sich, die Arbeitsschritte zu bündeln.
Dabei können Sie den kompletten Newsletter vorproduzieren. Kurz vor Versandtermin schauen Sie nochmal drüber und klicken nur noch auf “jetzt senden” oder “Versand planen”.

Anfänger dieser Methode starten damit, einzelne Arbeitsschritte zu bündeln:

  • Legen Sie das Design für mehrere E-Mails an.
  • Bereiten Sie Produktfotos, Grafiken oder Header vor.
  • Fügen Sie alle Bilder und ALT-Texte ein.
  • Setzen Sie alle Verlinkungen inklusive Schnellinfo / Mouseover-Text.

Kurz: Sparen Sie Zeit und Nerven, indem Sie nicht hin und her springen zwischen Programmen, Tools und Website.

Beim eigentlichen Schreiben empfehle ich, mit dem Hauptteil zu beginnen.
Für Einleitung und Betreff benötige ich eine gute Idee und Schreibfluss, diese erstelle ich daher oft zuletzt.
Mehr Schreibtipps finden Sie im Interview „Newsletter-Texte, die verkaufen“ mit Texterin Christina Manolaki.

3. Erarbeiten Sie sich ein Konzept, nach dem Sie Ihre Newsletter aufbauen

Grübeln Sie nicht bei jeder E-Mail über Inhalte und Struktur.
Entwickeln Sie ein Konzept (oder mehrere), in das Sie hineinarbeiten können.
Sie befreien sich so von der Herausforderung, “aus dem Nichts” kreativ zu werden.

Verwenden Sie alte E-Mails als Vorlage und tauschen Sie Texte und Bilder aus.
So haben Sie einen “roten Faden” für Ihre Inhalte und sparen Zeit beim Layout erstellen.

Ich arbeite bei Produkt-Newslettern gerne mit diesem Konzept:
3 neue Produkte und eine darauf abgestimmte Einleitung

So kann ich frühzeitig festlegen, welche Produkte ich bewerben möchte.
Falls erforderlich ersetze ich einen Produkt-Block durch einen anderen Hinweis (beispielsweise für eine Veranstaltung oder eine Rabatt-Aktion). Oder ich bewerbe ein Bestseller-Produkt, wenn es an Neuheiten mangelt.

Sie möchten Blogartikel vorstellen?
Dann können Sie ein Konzept erstellen, mit dem Sie Ihre neuen Blogartikel anteasern.
Ein zweites Konzept kann einzelne Fragestellungen aus Ihrem Blogartikel aufgreifen.
Dazu können Sie alte Blogartikel nochmal vorstellen, von den Erfolgen Ihrer Kunden berichten, einen Rückblick erstellen …

4. Befreien Sie sich vom Druck, für Ihren Newsletter neue Inhalte zu erstellen

Es ist nicht unkreativ oder faul, wenn Sie einen Inhalt auf verschiedenen Marketing-Kanälen veröffentlichen.
Vielmehr geben Sie Ihren Kontakten mehrere Gelegenheiten, darauf aufmerksam zu werden.

Der Newsletter ist als Medium ideal, um auf Social Media vorgestellte Themen und Produkte nochmal aufzugreifen. Ihre Follower können sich ohne Zeitdruck damit auseinandersetzen.

Beschäftigen Sie sich mit dem Thema Content Recycling und entwickeln Sie Ihre eigene Strategie.
Für den Einstieg ins Thema empfehle ich den Blogartikel von Heike Friedrich von Wortkreation: Content-Recycling: Wie du das meiste aus deinem bestehenden Content herausholst und immer genug Content hast 

Beim Weiterverwenden Ihrer Inhalte lassen sich Aufgaben besonders gut bündeln:

  • Schreiben Sie direkt nacheinander die Texte für Facebook-Beiträge, Instagram Captions, Pinterest Pin Beschreibungen und natürlich Ihren Newsletter.
  • Legen Sie einmalig Grafiken und Bilder in allen benötigten Größen an.

Sie haben für Ihren Newsletter neue Inhalte erstellt?
Verwenden Sie sie weiter für Ihre anderen Marketing-Aktivitäten.
Bauen Sie das Thema aus zu einem Blogartikel, Podcast oder Video. Verwenden Sie einzelne Teile für Social Media Beiträge. Nutzen Sie Ihre Recherchen weiter für Vorträge oder Kundengespräche.

5. Reservieren Sie sich Arbeitszeit und erzeugen Sie eine innerliche Verpflichtung

Gehören Sie zu den Menschen, die Aufgaben ewig auf der To-Do-Liste mit sich herumtragen? Oder hindert Sie Ihr Perfektionismus daran, eine begonnene Aufgabe auch abzuschließen?

Dann kann ein festes Zeitfenster helfen, Ihr Newsletter-Marketing konsequent voranzubringen.
Legen Sie sich fest und kommunizieren Sie Ihre Entscheidung nach außen:

  • Kündigen Sie Ihren Kollegen oder Business-Freunden (wie einer Mastermind-Gruppe) an, wann Sie Ihren nächsten Newsletter vorbereiten und verschicken.
  • Weisen Sie am Ende Ihres Newsletters Ihre Leser darauf hin, worüber Sie wann als Nächstes schreiben.
  • Kündigen Sie auf Social Media Ihre nächste E-Mail an.
    Verbinden Sie dies mit der Aufforderung, sich noch schnell anzumelden.
  • Nehmen Sie an Coworkings teil und reservieren Sie sich die Zeit für Ihren Newsletter.


Auch mein kostenloses Angebot mit zwei monatlichen Coworking-Terminen ist vor diesem Hintergrund entstanden.
Dort treffen Sie auf Gleichgesinnte, die ebenfalls an ihrem E-Mail-Marketing arbeiten. Sie können sich austauschen und Fragen stellen.
Melden Sie sich gerne an und probieren Sie es aus.

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